Guide complet des pièces justificatives à fournir selon le type de structure
La demande de domiciliation d'entreprise nécessite la fourniture d'un ensemble de documents justificatifs permettant de vérifier l'identité des personnes concernées et la légalité de l'activité exercée. Cette obligation s'inscrit dans le cadre de la réglementation relative à la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.
Les documents requis varient selon la forme juridique de l'entreprise, son stade de développement (création ou entreprise existante), ainsi que selon les caractéristiques spécifiques de l'activité exercée. Cette page détaille précisément les pièces à transmettre pour chaque situation.
Tous les documents transmis doivent être parfaitement lisibles et en cours de validité. Les copies de pièces d'identité doivent être certifiées conformes à l'original. Les justificatifs de domicile ne doivent pas dater de plus de trois mois à compter de la date de dépôt du dossier.
Les documents incomplets ou non conformes entraîneront un retard dans le traitement du dossier. Le service se réserve le droit de demander des pièces complémentaires si cela s'avère nécessaire pour satisfaire aux obligations légales.
Quelle que soit la structure juridique concernée, certains documents sont systématiquement requis pour toute demande de domiciliation. Ces pièces constituent le socle minimal permettant d'établir l'identité des personnes physiques et de s'assurer de la légitimité de la démarche.
Les sociétés commerciales de type SAS (Société par Actions Simplifiée) et SARL (Société à Responsabilité Limitée) doivent fournir des documents supplémentaires attestant de leur existence légale et de leur structure capitalistique.
Les entrepreneurs individuels et les micro-entrepreneurs bénéficient d'une procédure simplifiée qui nécessite un nombre plus restreint de documents, en cohérence avec la nature de ce statut juridique.
Certaines activités réglementées ou spécifiques nécessitent la production de documents additionnels permettant de s'assurer que l'entreprise dispose des autorisations nécessaires pour exercer son activité professionnelle.
Les documents peuvent être transmis par voie électronique à l'adresse email du service. Les fichiers doivent être au format PDF et d'une qualité suffisante pour permettre une lecture aisée de l'ensemble des mentions.
L'ensemble des documents justificatifs doit être envoyé à l'adresse : domiciliation@gweva.fr
Pour faciliter le traitement du dossier, il est recommandé de nommer clairement chaque fichier (exemple : NomEntreprise_Statuts.pdf, NomEntreprise_Kbis.pdf, etc.). Un accusé de réception sera envoyé dès la réception du dossier complet.
Délai de traitement : Les dossiers complets sont traités sous 48 heures ouvrées. En cas de pièce manquante ou non conforme, le demandeur sera contacté dans les meilleurs délais.
La constitution d'un dossier de domiciliation complet et conforme dès la première transmission permet d'accélérer considérablement le traitement de la demande. Voici quelques recommandations pour optimiser cette démarche.
Contrôler que toutes les pièces d'identité sont en cours de validité et que les justificatifs de domicile datent de moins de 3 mois.
Privilégier des scans en couleur avec une résolution suffisante (minimum 300 dpi) pour assurer une lecture optimale.
Vérifier que les documents comportent toutes les pages, notamment pour les pièces d'identité (recto et verso).
Apposer la mention "certifié conforme à l'original" suivie de la date et de la signature sur chaque copie de document.
S'assurer que les informations mentionnées dans les différents documents sont cohérentes entre elles.
Pour les entreprises existantes, fournir systématiquement les documents officiels les plus récents disponibles.
L'ensemble des documents collectés est conservé de manière sécurisée pendant une durée de cinq ans conformément aux obligations légales relatives à la lutte contre le blanchiment. Ces documents sont exclusivement utilisés dans le cadre de la prestation de domiciliation et des obligations réglementaires.
Les données personnelles font l'objet d'un traitement confidentiel dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Elles ne sont jamais communiquées à des tiers, sauf obligation légale ou requête des autorités compétentes.
Il est possible de transmettre un dossier partiel pour engager la procédure, sous réserve de compléter le dossier dans un délai raisonnable. Toutefois, l'attestation de domiciliation ne pourra être délivrée qu'une fois l'intégralité des documents requis transmise et validée.
Les documents rédigés dans une langue autre que le français doivent être accompagnés d'une traduction certifiée effectuée par un traducteur assermenté. La traduction doit comporter le cachet et la signature du traducteur ainsi que la mention de son agrément.
En cours de contrat, le service peut demander la mise à jour de certains documents dont la validité est limitée dans le temps (extrait Kbis, attestation d'assurance, etc.). Ces demandes sont effectuées dans le cadre de l'obligation de vigilance continue imposée par la réglementation LCB-FT.
Contactez le service pour toute question sur les documents à fournir
Demander ma domiciliation